
טוב אז למדנו מה זה בכלל BI
הבנו את החשיבות של לתת לDATA בארגון שלנו את היחס המתאים
אבל איך מתחילים🤨 ?
רוב הפרויקטים היום מתחילים בארגון וניקוי הנתונים. זהו שלב סיזיפי שנובע מהידיעה הברורה שאומרת: נתונים זבל מביאים תוצאות זבל.
ואם יש משהו שאנחנו לא רוצים זה להשקיע זמן רב בכדי להציג תובנות ולקבל החלטות על בסיס נתונים לא איכותיים,
סבבה אז צריך “לנקות” את הנתונים שלנו, אבל למה אני קופץ כבר לתכלס?
בואו נקדים קצת בתיאוריה.
פרויקט BI נועד כאמור בכדי למקד את האינפורמציה הרלוונטית לאנשים הרלוונטיים שיקבלו החלטות מבוססות יותר – ולא רק על פי תחושת בטן וניסיון ערטילאי.
לכן אתם צריכים לשאוב את המידע בארגון לחלץ ממנו את המידע הנחוץ והרלוונטי מצד אחד ומצד שני לא לפספס מידע חשוב וקריטי.
איך עושים זאת נכון ? מתחילים באפיון, שואלים את עצמנו ואת הרלוונטיים בארגון שאלות מנחות שמכינים מראש בכדי לענות על הלבטים שיעלו לנו בהמשך התהליך.
אנו צריכים לזהות בדיוק מה הצורך של הפרויקט ולתחום אותו מבחינת אילוצים כגון תקציב, זמן, אנשי צוות, כלים טכנולוגיים שבהם נשתמש ועוד.
נתכנן תכנון ראשוני של מבנה הנתונים החדש (Data Modeling)
נבין בדיוק איזה נתונים זמינים לנו ומאילו מקורות מידע ויותר חשוב לזהות Gap Analysis – כלומר איזה מידע חסר וקריטי לנו.
לאחר מכן יש לבצע את התכנונים עבור תהליך הפיתוח, בו נכלול: זיהוי דרישות מיוחדות כגון גרעיניות (Granularity), נגדיר את טבלאות הFact / Dim מהן נבנה את המודל, נערך לנפח המידע בו נצטרך לתמוך ונתחיל להגדיר תהליכי ETL אותם ניישם על הנתונים.
אוקי רגע רגע !!!
מספיק לפוצץ במושגים שרק גורמים לכם לרצות לחזור לדפדף ברוגע בפייסבוק😎
בואו נתחיל בצורה מסודרת ונחלק את התהליך ל 3 כמו כל דבר בו רוצים לעשות סדר,
=============================================================
מוכנים ?
בבקשה:
1. נאפיין
2. נדמיין
3. נלכלך קצת את הידיים
=============================================================
מדריך לשלושת השלבים בהנעת פרויקט BI
הפעלת יוזמה של פרויקט BI חדש יכולה להיות מסובכת: בעוד שאנחנו כבר מאמינים אדוקים ב- BI וביתרונותיו, חשוב שגם המנהלים העסקיים יכירו ויבינו איך התהליך יתרום לצרכיהם וציפיותיהם, ויוכלו להגדיר מה הארגון מקווה להשיג.
תכלס הגיוני שלפני שאתה צולל לסכמות, חישובים ותרשימים, הדבר הראשון שתרצה לעשות הוא להבין באמת מה העסק מקווה להשיג. זה אולי נשמע לכם מובן מאליו, אבל תתפלאו כמה פעמים ראיתי שארגונים מדלגים על השלב הזה ועוברים ישר לבנות את לוחות המחוונים והKPI שלהם, בלי לעצור לרגע כדי לחשוב אם KPI אלה בכלל רלוונטיים לפרויקט הנוכחי.
לעתים קרובות זה קורה בגלל מנהל או אנליסט שיש לו תפיסה מוקדמת כלשהי לגבי התוצאה הסופית, אשר לא בהכרח מתייחס לבעיה והפתרון הנדרש. זכרו: התהליך צריך תמיד להתחיל בעסק ולשרת את העסק. המדדים צריכים להתאים לארגון ולא להיפך. עליכם להיות גמישים מספיק בכדי להתאים את פתרון ה- BI שהעסק זקוק לו בפועל, ולא את זה שהכי קל לכם ליצור.
אז ללא התייחסות נוספת, נפרט על הדרך לפרויקט BI מוצלח:

שלב 1: נאפיין – (ראיון עם בעלי עניין מרכזיים)
מה תזדקק? : סבלנות ויכולת שאלת שאלות מנחות.
תוצר התהליך: סיכום איכותי של המצב הקיים והדרישות העסקיות.
ואם נפרט קצת, כשמנהלים פרויקט BI, הדרך הטובה ביותר להבין מה הארגון מקווה להשיג באמצעות הפרויקט היא באמצעות פגישות פנים אל פנים עם בעלי העניין הרלוונטיים (או, אם להיות רלוונטי לקורונה אך פחות טוב, דרך הטלפון או הזום). הפגישות יכללו את המנהלים העסקיים, את מנהלי בסיס הנתונים, המשתמשים האנליטיים ומשתמשי הקצה שבאמת יסתכלו על הנתונים באופן קבוע.
אל תדלג על שלב זה וחשוב מאוד לסיים במסמך אפיון כתוב! שעות ספורות אלו יקלו את עבודתך בהמשך הדרך ויגדילו מאוד את הסיכוי שהפרויקט יצליח.
מצוין שלחתי זימון לפגישות אבל מה לשאול אותם ? מה קריטי לי לדעת?
שאלות שיש לשאול במהלך הראיונות:
נרצה להבין את הרקע והמצב הנוכחי (כולל מבחינת מקורות מידע).
נגדיר את התפקידים בצוות שיעסוק בפרויקט.
נבין מדוע יש צורך בדשבורד מסוים?
נבחן מי יהיו המשתמשים בתוצריו.
נשאל היכן (ובאיזה מכשיר) יעשו זאת?
מתי ישתמשו בלוח המחוונים?
ועוד – כיצד מתקבלות החלטות כרגע? איך הם היו רוצים לקבל החלטות בעתיד? אילו נתונים חסרים, או שקשה לגשת אליהם, וכיצד הם ישפיעו על תהליכי קבלת ההחלטות?
מה תמיד רצו לדעת אך לא הצליחו לגלות? מדוע קשה למצוא נתונים או לנתח אותם?
חשוב ממש לגרות את הדמיון של הלקוח בשאלות מנחות ולוודא הבנה של המצב הקיים והרצוי.
שלב 2: נדמיין (אל לוח השרטוט!)
למה תזדקק: לוח וגירים אם אתה בדיוק יצאת ממערה, עט ונייר או Power point Visio Dia
תוצר התהליך : רשימת שאלות עסקיות מוגדרות להמשך טיפול
נסביר:
לאחר שסיימנו לראיין את בעלי העניין המרכזיים שלנו והבנו כיצד הם מצפים שפרויקט הבינה העסקית ייראה, נרצה להתחיל לדמיין – לא את הנתונים (עדיין), אלא את התהליכים עצמם ברמת המאקרו. מה שנצייר כאן הוא לא גרפים, או ויזואליזציות, אלא תרשימי זרימה.
נבנה תרשים הממחיש את זרימת העבודה של התהליך העסקי לכל תהליך רלוונטי. בשלב זה של תכנון BI אנו מבינים אם אנו זקוקים למספר דשבורדים או מסכים וכמה. המטרה שלך היא להיות מסוגל לתאר את הדרך בה הארגון מקבל החלטות וכיצד הוא מודד את איכות החלטות אלה (למשל: בפרויקט למחלקת רכש שלד התרשים יהיה: דרישות > אישור דרישות > הצעות מחיר > אישור רכש > הוצאת הזמנה > משיכות מתוך ההזמנה > קבלת סחורה > טיפול בסחורה והפקת חשבוניות).
טיפים ליצירת תרשים זרימה של תהליכים עסקיים
גישה מלמעלה למטה: התחל מ- KPI ברמה הגבוהה ביותר, אלה שעשויים לעסוק במקבלי ההחלטות הבכירים ביותר – תקציב / תזרים / זמני אספקה. ומדדי הרמה הנמוכה יותר צריכים להיות נגזרים מהאופן שבו אתה מודד את הרמות הגבוהות.
שמור על הפשטות: אפילו בפרויקטים גדולים, עליך לשאוף בסופו של דבר לסיים עם מספר מדדים שאתה צריך פחות משתי ידיים כדי לספור. הקו המנחה צריך להיות: יותר מידע, פחות אינדיקטורים. נסה לזהות את המדד החשוב ביותר.
שלב 3: יאללה עכשיו נלכלך קצת את הידיים
פה מתחיל הכיף האמיתי
למה תזדקק : תוצרי שלב 1 + 2
תוצרי התהליך: טיוטה של לוחות המחוונים והמסכים הראשונים שלך; רשימת טבלאות הFact & Dim והמסננים.
בפרויקטים פשוטים שלב זה יכול להיות אופציונלי: אם השאלות העסקיות מעטות או פשוטות יחסית, תוכלו להמשיך וכבר להפעיל את כלי הBI שלכם להתחיל לזרוק פנימה את הנתונים וליצור דשבורד ראשוני. אולם עבור פרויקטים גדולים יותר אני תמיד מציע ליצור טיוטה ראשונית של לוח המחוונים הראשון, בכדי שתבינו איך נראה קו הסיום וגם בכדי להבטיח שתקבלו אישור מהגורמים הרלוונטיים ולא תשקיעו שעות וימי עבודה לשווא.
בשלב זה, לאחר שזיהינו את השאלות העסקיות, נרצה להתחיל ללכלך את הידיים: מאיפה הנתונים? מהם מקורות הנתונים, איך אתחבר אליהם (עם Power BI זה קל להפליא באמצעות הקונקטורים המובנים שלו,(לינק למאמר קודם לסקרנים)? האם תצטרך להתחבר למקורות נתונים לא טריוויאליים? אילו נתונים אינם זמינים כרגע בנתוני המקור ויש לחשב אותם?
התשובות לשאלות אלו אמורות לתת לך מושג ברור לגבי טבלאות הFact & Dim, המסננים שלך ובתקווה גם להכין רשימה ראשונית של מדדים אותם תרצה לחשב. לאחר מכן אתה יוצר דגם של המסך, מגדיר אילו נתונים תרצה להציג בכל מסך ומסך באיזה מיקום ועל ידי איזה גרף, על מנת להציג את הנתונים בצורה הטובה ביותר. (ספוילר למאמר בהמשך – קריטי לעצב דשבורד שייספר סיפור בקלות ובבהירות)
ברגע שיש לך דגם שאתה מרוצה ממנו, חזור לבעלי העניין וקבל את אישורם: אחרי הכל, הם אלה שישתמשו בקביעות בלוחות המחוונים האלה, אז הם צריכים להבין מדוע הם נראים כמו שאתה מתכנן ואיך הם מייצגים את הנתונים הרלוונטיים אותם הם מייחלים לראות. ומבחינתך, קבלת משוב מוקדם תחסוך את הזמן שתשקיע בביצוע התאמות ושינויים לאחר שכבר בנית את לוח המחוונים. ברגע שיש לך אישור – מזל טוב, אתה יכול להתחיל בפיתוח!

דברים שכדאי לקחת בחשבון לפני תכנון פרויקט ה- BI שלך
· לפני שתוכל להתרכז ולבצע את שלושת השלבים לעיל, עליך לוודא שהכלי שאתה משתמש בו מסוגל להתמודד עם צרכי הארגון שלך.
· מהן החסרונות והפערים הקריטיים ביותר שלך? אולי אתה מחפש לקצץ זמן ומשאבים על ידי מעבר מדוחות שנוצרו ידנית לדוחות אוטומטיים וDrill Down שתוכל להגדיר פעם אחת ולסמוך על התהליך שיהיה מדויק ומהיר, או לחלופין, אולי אתה מחפש לוודא שלארגון שלך יש מקור נתונים מהימן אחד בכדי לוודא שכולם ברחבי הארגון שלך נמצאים באותו Level (DWH).
· לא משנה מה האתגר שלכם, שימו לב כמה יעלה פתרון BI. יש רשימה ארוכה של דברים שיש לקחת בחשבון כשמבררים את עלות השימוש הכוללת בכלי הBI השונים. אבל כדי להתחיל, ודא שהפלטפורמה שאתה “בונה עליה” עושה את כל מה שאתה צריך ויש לה את היכולת להתמודד עם כל הנתונים שלך ככל שהם גדלים עם הזמן. ואז נסה להעריך כמה תצטרך, מבחינת תקציבים, משאבים, צוות חדש ועלויות של העברת עובדים שוטפים מפרויקטים אחרים כדי לוודא שהיישום מתנהל בצורה חלקה למשל לטובת ביצוע QA.
================================================================
לסיכום
================================================================
כעת סיימת את השלב הראשון של היישום – אתה יודע לאן אתה הולך ויש לך כמה רעיונות איך אתה הולך להגיע לשם. תנוח עכשיו ותתכונן לחלק הבא – בו תמיר את הרעיונות שלך לדשבורדי BI אמיתיים.
מקווה שנהנתם
בהמשך נרחיב בנושאים הבאים
כיצד להמיר יעדים עסקיים לדשבורדים עסקיים?
כיצד לבחור KPI חשובים ואיכותיים?
כיצד לגשת לנתונים בזהירות ולמצוא את המספרים הנכונים?
כיצד לבחור פלטפורמת BI?
מקווה שקיבלתם ערך 🙂
Opmerkingen